Que importante es tener un buen apoyo como una presentación de Power Point, pero más aún dominar a tu público para cautivarlo y transmitirle un mensaje central que sea duradero. Ya sea que te dediques a las ventas o a cualquier área donde tengas que presentar los resultados del periodo. Lleva tu presentación a otro nivel con estos consejos reunidos por el blog Slideshop y CI México:
Desarrollar y planear la presentación
Planificación analógica
Una de las mejores cosas que hacer en la etapa de preparación es alejarte de tu computadora. Tienes que ver el panorama e identificar el mensaje central de tu presentación, que es una cosa difícil de hacer, mientras que tener los ojos pegados a una pantalla de ordenador podrá distraerte. Puedes hacerlo mediante el esbozo de ideas en bruto utilizando papel y lápiz que conducirá a un resultado más creativa antes de llegar abajo a la creación de las diapositivas
Haciéndose las preguntas correctas
Después de haber pasado un tiempo alejado de la pantalla con una mente relajada, es el momento para formular preguntas acerca del propósito de su presentación. Debes evitar distracciones triviales preguntas tales como: «¿Cuál sería la mejor animación para usar aquí?», «¿Cuántas diapositivas debo prepararme?» O «¿Quién es el público de mi presentación?». En cambio inicia con las dos preguntas más importantes y fundamentales que debes preguntarte antes de hacer cualquier presentación: «¿Cuál es su mensaje central?» Y «¿Por qué importa?”. Después de averiguar las respuestas a estas preguntas serás capaz de crear una presentación que se centra en responder a ellas.
Elaboración de una historia
Los números duros y los análisis fríos en general no atraen al público ni lo atrapa. Crear una historia es más interesante, estamos hechos para escucharlas, las disfrutamos, por lo que crear mensajes que complementen la estructura lógica cautivara a tu audiencia. Las mejores presentaciones en estos días ilustrar sus puntos con historias y ejemplos. Esta es la forma más fácil de explicar ideas complejas sin perder su audiencia. Además de las historias que dejará una impresión duradera.
Reducir el texto de una diapositiva lo más posible
Hay que recordar que las presentaciones están ahí sólo como un apoyo, no dejes que tu función e importancia como presentador decaiga. Realiza diapositivas simples con tan poco texto como sea posible y entonces te corresponde como el narrador ser el punto central de la presentación. Las mejores diapositivas serán prácticamente de sentido sin la narración.
Preparar un resumen impreso
Es mejor si el público está dotado de un resumen detallado, por escrito, para llevar después de la presentación. Aquí puedes agregar todo el texto y la información que creas importante, para los que no tuviste espacio en las diapositivas. Nunca le des el resumen al público antes de terminar la presentación.
Elementos que debe contener la presentación
Simplicidad
Quizá el error más grande de muchos presentadores es dejar todo en manos de Power Point o la herramienta que usan para realizar sus presentaciones, dependen totalmente de ellas para desarrollarlas, cuando solo son elementos de apoyo, la gran estrella es el orador. Si centramos la atención en desarrollar slides simples, reduciendo el deseo de llenar todo el espacio disponible tenemos la oportunidad de que el público se vaya con un mensaje concreto.
Utilizar una plantilla moderna y única
La audiencia ha visto ya demasiado las plantillas que vienen predefinidas en los habituales programas de diseño de presentaciones. Si ofreces una plantilla personalizada, adecuada para el tema que expones, ayudaras a crear un clima más fresco, moderno y único.
Imágenes de alta calidad
Tener el cuidado en cada detalle es fundamental en la construcción de una imagen profesional. Evita dar una sensación de poco conocimiento haciendo una presentación con elementos predefinidos. Puedes encontrar imágenes de muy buena calidad, con las proporciones adecuadas para no perder su calidad al cambiarle el tamaño. Elegir una imagen impactante y adecuada dará ritmo cuando hables y ejemplificará cada tópico que quieras exponer, todo es cuestión de un esfuerzo extra.
Construye una idea por hoja o slide
Cada slide debe tener 3 o 4 viñetas que no saturen la hoja. Si puedes liberarte de algún punto o viñeta hazlo. Asegúrate de que se percibe una sola idea en cada hoja para evitar confusión en el público. Tu conocimiento sobre el tema debe ser profundo para desarrollar cada idea propuesta en la presentación
Dominar el uso de gráficos
Lo más probable que desees utilizar los gráficos para entregar ciertos mensajes. Antes de utilizarlos en las diapositivas tienes que saber el uso básico de cada cuadro:
- Un gráfico circular se utiliza para mostrar los datos porcentuales. Limita las rebanadas a seis a lo sumo, muchas porciones hará que el público se las encuentre aburridas y menos entusiastas.
- Un gráfico de barras verticales se utiliza para mostrar los cambios en cantidad con un periodo de tiempo. Mejor si se limitas las barras de 4-8.
- Un cuadro horizontal se utiliza para comparar cantidades. Por ejemplo, comparando las cifras de ventas entre las regiones de la empresa.
- Un gráfico de líneas se utiliza para demostrar las tendencias. A menudo se utiliza para mostrar la fluctuación en el mes de las ventas respecto a otro.
Durante la presentación a tu público y audiencia
Pasión por lo que se presenta
Existe un elemento que rompe la barrera de un presentador mediocre a uno extraordinario, va más allá de un buen diseño o de un excelente contenido, se trata de corazón. Si pones mucho entusiasmo y te apasiona lo que vas a exponer sin duda ya tendrás a gran parte del público cautivo
Deja una buena primera impresión
Tienes aproximadamente 3 minutos para captar totalmente la atención de tu público. Existen bastantes presentadores que no lo toman en cuenta y les cuesta mucho revertir la tendencia en caso de causar una mala impresión. Una vez que todo el mundo te esta prestando atención dedica 30 segundos para tener un buen comienzo, poniendo una sonrisa, modulando el tono de voz, incluso un poco de humor puede ayudar bastante para que sea un éxito.
Camina alrededor de tu presentación
No te limites a una zona o te quedes estancado sin moverte hacia ningún lado. Estar mucho tiempo en una sola posición aburre la vista de tu audiencia y perderá la atención fácilmente.
El podio separa a la audiencia del orador, asegúrate de pasear y acercarse al público, ayudara a conectarse con ellos, de ser posible usa un mando a distancia. Evita el miedo al contacto y sobrepasa las barreras pasivas tradicionales de una presentación.
Concentrarse en el orador utilizando la tecla B
Una estrategia poco conocido y que rara vez se utiliza, cuando se realicen presentaciones es hacer que toda su presentación en blanco durante un cierto período de tiempo, poniendo toda la atención en el orador. En las diapositivas de PowerPoint o Keynote, la tecla «B» es el botón mágico que le permitirá hacer esto. Si lo presionas, la pantalla quedará en blanco. Esto es necesario si deseas que se desvíen del tema y tener los ojos de las audiencias en contacto contigo. Si deseas reanudar la presentación, pulsa la tecla «B» de nuevo y la pantalla por arte de magia vuelve a aparecer.
Contacto visual y una sonrisa
Debes evitar a toda costa dar la espalda al público, eso es un gran error que hará perder audiencia. Mantén el contacto visual con una persona o dos en vez de escanear toda la audiencia. Echa un vistazo rápido a la pantalla de presentación, si es necesario y luego dirigir la mirada hacia atrás a la audiencia
Evitar la oscuridad en las presentaciones
Debes recordar que en cualquier presentación la estrella del show eres tú y no la pantalla. Muchas personas apagan las luces con la finalidad de que la pantalla se vea mucho mejor, cuando no hay mejor manera de dormir al público que la falta de luz. En estos días, los proyectores son lo suficientemente brillantes como para ser utilizados en una habitación bien iluminada.
¿Tienes algun consejo o experiencia que contárnos? Platicanos en la sección de comentarios.
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